DÖKÜMANLARIN HAZIRLANMASI

Written by

 

1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ……………………………    kalite/HACCP sistemine yönelik dokümanlarının hazırlanması, onaylanması, yürürlüğe konması, revizyonu, kontrolü ve dağıtımı ile ilgili yöntemlerin belirlenmesidir. 

2.      KAPSAM: Bu prosedür tüm bölümleri kapsar. 

3. TANIMLAR: 3

3.1. KYT: Kalite Yönetim Temsilcisi

3.2.HYTHACCP Yönetim Temsilcis

3.3. KYB: Kalite Yönetim Birimi

3.5. Prosedür: Kalite ve HACCP sistemini  etkileyen tüm etkinliklerin nerede, kim tarafından, nasıl ve ne zaman yürütüleceğini ve gerektiğinde nasıl kontrol edileceğini açıklayan yazılı dokümanlardır.

3.4. Talimat: Bir işin basamaklarının nasıl yapılacağını ayrıntılarıyla anlatan kısa, basit, anlaşılabilir yazılı dokümanlardır.

3.6. Revizyon: Hazırlanmış olan prosedür, talimat, ya da formlardaki her hangi bir uygunsuzluğun giderilmesi ya da geliştirilmesi amacı ile yapılan değişikliklerdir.

3.7. Yardımcı/Destek Doküman: Kalite/HACCP Yönetim Sistemi’nde kullanılan ancak KYB/HYB tarafından hazırlanmayan, bir numara verilerek takibi yapılan teknik şartnameler, kullanım kılavuzları, kitap, dergi, periyodik vb. dokümanlardır.

4.  PROSEDÜR AKIŞI

4.1. İhtiyacın Belirlenmesi

Yapılan ya da yapılması planlanan işlere ait hazırlanması gereken dokümanların neler olacağı tüm çalışanlar tarafından  tespit edilebilir. Doküman hazırlığı ihtiyacı, ihtiyacı tespit eden tarafından KYB  ye iletilir. KYB/HYB ile ihtiyacı tespit eden kişiler ve prosedürün ilgilendirdiği diğer çalışanlar, bir toplantı yaparak ihtiyacın gerekliliğini görüşür ya da KYT/HYT bu kararı kendisi verir. İhtiyacın kabulü halinde dokümanların yazılmasına karar verilir.

4.2. Hazırlayacakların BelirlenmesiHazırlanacak dokümanların, kim(kimler) tarafından ve ne zamana kadar yazılacağı ilgili bölüm sorumlusu tarafından tespit edilir ve KYT/HYT’ ye bildirilir.

4.3.  Dokümanlar aşağıda belirlenen biçimlere uygun şekilde hazırlanır.

4.3.1. Prosedür Biçimi Düz yazı

1. AMAÇ: Prosedürün hazırlanmasındaki amaç belirtilir. Amaç açık ve kısa olmalıdır.

2.  KAPSAM: Prosedürün ilgilendirdiği bölümlerin belirtildiği kısımdır.

3. TANIMLAR: Prosedür içe
risinde kullanılan terim, kavram ve kısaltma varsa bunların açıklandığı kısımdır. Tanımlar kısmı gerektiğinde kullanılır.

4. SORUMLULAR: Prosedürün uygulanmasından sorumlu birim veya kişinin belirtildiği kısımdır. Sorumlular kısmı gerektiğinde kullanılır.

5. PROSEDÜR AKIŞI: Yapılan işin akış sırasına göre tanımlandığı, aktivitelerin ne zaman, nerede, hangi dokümanlar yardımıyla, nasıl ve kimler ile yapıldığının açıklandığı kısımdır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR: Prosedür akışında belirtilen dokümanların listelendiği kısımdır.

4.3.2. Prosedür Biçimi Akış Çizelgesi

1. AMAÇ: Prosedürün hazırlanmasındaki amaç belirtilir. Amaç açık ve kısa olmalıdır.

2.  KAPSAM: Prosedürün ilgilendirdiği bölümlerin belirtildiği kısımdır.

3. TANIMLAR: Prosedür içerisinde kullanılan terim, kavram ve kısaltma varsa bunların açıklandığı kısımdır. Tanımlar kısmı gerektiğinde kullanılır.

4. PROSEDÜR AKIŞI: Prosedür akışında, şemada kullanılacak simgelerin anlamları aşağıda verilmektedir: 

SORUMLULAR                                                                            

İLGİLİ DOKÜMAN

Başla/Bitiş       

Akışın Yönü

Faaliyet      

Karar Noktası                                                                                                                                                                                                                                          Stok 
Transfer                                                                                                                  
  Bekleme 

5. AÇIKLAMALAR: Faaliyet noktalarında açıklanamayan detay bilgilerin yer aldığı bölümdür. Gerektiğinde kullanılır.Talimatlar da tıpkı prosedürler gibi düz yazı ya da akış şeması halinde hazırlanır. Ancak bazı talimatlarda “ÖN ŞARTLAR” bölümüne ihtiyaç duyulabilir.

ÖN ŞARTLAR: İlgili işin yapılabilmesi için gereken malzeme ya da hazırlıklardır. Gerektiğinde bulunur.

4.4. Dokümanın Son Şeklinin Verilmesi:

4.5.1. Doküman Adı: Yayınlanacak dokümanın üzerinde dokümanın adı belirtilir.

4.5.2. Doküman No: Dokümanlara “Dokümanların  Numaralandırılması Talimatı” na göre numaralar verilir.

4.5.3. Yürürlük Tarihi: Dokümanın Kalite Yönetim Sistemi
kapsamında uygulamaya alındığı tarihtir.

4.5.4. Revizyon Durumu: Dokümanlarda yapılan revizyonların numarası ve tarihi belirtilir (Revizyon No/Revizyon Tarihi şeklinde). İlk kez yayınlanan dokümanın Revizyon numarası “0” dır.

4.5.5. Dokümanların sağ alt köşesinde sayfa no/ toplam sayfa no bulunur. Doküman KYB/HYB tarafından numarası ve tarihi verilip anlatıldığı şekilde hazırlanır ve onaya sunulur.

4.6. Dokümanların Onaylanması

Onay; hazırlayan ve karar vericiler tarafından gerçekleştirilir. Kalite sistem dokümanları en son KYTHYT ve Genel Müdür’ün onayını almadan yayınlanamaz.

4.7. Dokümanların Dağıtılması:

Doküman, hazırlayan ve onaylayanlar tarafından imzalandıktan sonra KYB tarafından kapsamında bilgisayar ortamında ortak kullanıma açılır.

KYB yürürlükteki dokümanların takibini her dokümanın kendi “Ana Liste” sine göre yapar.

Aşağıda sıralanan dokümanlar için ayrı ayrı “Ana Liste” tutulur.

    Prosedürler

    Talimatlar

         Formlar

         Görev Yetki ve Sorumluluklar

     Yardımcı Dokümanlar

Bölümler kontrollü kopyalarını  KYB tarafından kendilerine verilen ve üzerinde ISO 9001: 2000  yazılı sarı renkteki  klasörlerde, yıpranmayacak şekilde muhafaza ederler.

4.8.  Orijinal Dokümanların Muhafazası :

Orijinal dokümanlar KYB/HYB Birimlerinde Orijinal Prosedür, Talimat, Form ve Görev/Yetki/Sorumluluklar yazılı dosyalarda ayrı ayrı muhafaza edilir.

4.9.  Dokümanların Revizyonu :4.9.1. Prosedür ve Talimat Revizyonu;

Bölümlerden revizyon önerileri yazılı veya sözlü  olarak KYB’ ye gelir. Revizyon önerileri KYT/HYT tarafından değerlendirilerek revizyon talebinin geldiği bölüm ve kişilerin görüşleri de alınmak suretiyle revizyona gidilip gidilmeyeceğine karar verilir. Revizyonuna karar verilmiş dokümanların orijinal kopyaları, üzerine İPTAL kaşesi basılarak KYB tarafından “İPTAL DOKÜMANLAR” yazılı dosyaya kaldırılarak saklanır.  Birimlerdeki yada kişilerdeki dokümanlar “Doküman Dağıtım Listesi” doğrultusunda KYB tarafından geri alınır ve yırtılarak imha edilir.

Revize edilmiş yeni dokümanlar, bu prosedürün

4.7. maddesinde belirtildiği şekilde yeniden dağıtılır. Daha sonra ilgili dokümanın “Ana Liste” sine bu dokümanın revizyon durumu ve tarihi işlenir.

 4.9.2. Form Revizyonu;

Dokümanın içerisinde formun sadece adından bahsediliyor ise, ilgili formun bağlı olduğu dokümanın revizyonuna gerek yoktur. Bu durumda sadece form üzerinde revizyon durumunu gösteren bölüme, revizyon numarası yazılır.

Formların bağlı olduğu dokümanlarda form içeriğinden söz edildiğinde ise, ilgili formun bağlı olduğu dokümanın da revizyonu gerekir. Form revizyonu sonrasında prosedür ve talimat revizyonda yapılan işlemler tekrarlanır.

    5. İLGİLİ DOKÜMANLAR

5.1. KYB -F01/P01              Dokümantasyon Planı

5.2. KYB -F02/P01              Taslak Doküman Takip Çizelgesi

5.3. KYB -F03/P01              Doküman Dağıtım Listesi

5.4. KYB -F04/P01              ………… Ana Liste

5.5. KYB-T01/P01                Dokümanların Numaralandırılması Talimatı

Article Categories:
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Shares
Translate »